Сегодня — День работников архива

По документам, имеющимся в архиве, можно проследить историю документоведения. Протокол 1914 года написан на хорошей бумаге каллиграфическим почерком. А вот дело из отдела коммунального хозяйства Молотовского горкомхоза — планы обслуживания семей военнослужащих и инвалидов Отечественной войны в 1943—1944 годах. Сине-серая бумага, быстрый, не очень разборчивый почерк. В те времена могли и карандашом записи делать…
В послевоенное время пришла пора документов, отпечатанных на пишущих машинках (механических, затем электрических); в 80-е и 90-е годы — на матричных принтерах. Теперь вести всю документацию помогают лазерные принтеры.
Повод для визита в архивный отдел — профессиональный праздник архивистов. В 1720 году 28 февраля (10 марта по новому стилю) Пётр I подписал «Генеральный регламент или Устав», который определил основы организации госуправления в России и ввёл в государственных органах архивы и должность актуариуса, которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать…».
10 марта День работников архива в России отмечается с 2003 года. Праздник неофициальный. А вот функции у архивов и архивистов самые официальные!
— Мы выдаём юридически значимые документы по запросам судов, прокуратуры, органов соцзащиты, нотариусов, Пенсионного фонда и других официальных организаций, — говорит начальник архивного отдела Ирина Михайловна Ерёмина. — Но самая большая часть запросов (около половины) связана с защитой прав граждан на пенсионное обеспечение и предусмотренные по закону компенсации и льготы. Вспомните, сколько предприятий появлялось и закрывалось в 90-е годы! А сейчас настало время их бывшим работникам оформлять пенсию.
В отдел принимаются документы по личному составу предприятий, находящихся на территории МО Северодвинск, — муниципальных и коммерческих. Пока предприятие существует, документы хранятся в его отделе кадров, бухгалтерии и т.д. Если организация ликвидируется, архив передаётся её правопреемнику или в вышестоящую организацию. Если правопреемника нет, документы поступают в муниципальный архивный отдел.
Здесь, к примеру, хранятся документы таких крупных ликвидированных предприятий, как ОАО «Автоколонна 1700», ОАО «Севдормаш», завода «Полярная звезда», АСХО «Тепличное», строительных управлений. Готовятся к передаче документы Северодвинского ПАТП. Но пока идёт процедура банкротства, и архив ПАТП находится в ведении конкурсного управляющего.
Горожане обращаются в архив не только тогда, когда оформляют пенсию, но и когда надо подтвердить право собственности на дома и земельные участки. Некоторые посетители желают ознакомиться с личными делами родственников. Приходят исследователи: историки, работники музея, краеведы, студенты, школьники.
— Ирина Михайловна, если человек не знает, в какой именно архив обратиться, с чего ему начать?
— Приходите к нам (не забудьте паспорт). Мы подскажем, куда обратиться.
Запросы поступают не только из Северодвинска и Архангельской области, но и из многих регионов России, со всего постсоветского пространства, из Германии, Израиля и других стран.
В 2014 году муниципальный архив выдал справки по 3219 запросам. В отделе работают всего пять человек, и для подготовки одного ответа требуется просмотреть пять-шесть дел (и даже больше), значит, каждый из специалистов архивного отдела выполняет огромную работу.
— Архивист — это не просто человек, который хранит бумаги, — продолжает Ирина Михайловна. — Он должен знать историю государства, области, города, системы управления. Все изменения государственной системы и экономики связаны с потоками документов. Что бы ни происходило в государстве, архив остаётся! И, как показывает жизнь, он необходим всем.
Архивные фонды хранятся на стеллажах в строгом порядке – в папках и коробках. Помещения муниципального архива (их два: на ул. Бойчука, 2 и Лесной, 25) уже заполнены. Вообразите, какой массив представляют собой документы за всю историю Севдормаша или документы «Полярной звезды» с 1984 по 2014 год!
Архиву выделено помещение на ул. Ломоносова, 41а. Но оно нуждается в капитальном ремонте и оснащении. Так что новоселье пока откладывается.
Тут мы и зададим Ирине Михайловне вопрос, который вертится на языке:
— Почему нельзя перевести все бумаги на электронные носители? Тогда информация с документов, для которых сейчас нужен целый стеллаж, уместится на одной флешке. И поиск удобнее вести через электронную базу данных.
— Справки, конечно же, готовятся и печатаются на компьютере. В ближайшее время не будут оцифрованы документы ликвидированных организаций, которые хранятся 75 лет. Запланирована только оцифровка документов, которые касаются всех жителей города (постановления городской власти, распоряжения мэра и т.д.). Но даже если можно ознакомиться с каким-либо документом в электронной базе данных, оригиналы самых важных документов должны храниться постоянно! Конечно, оцифровка поможет ускорить поиск информации. Но юридически значимый документ можно выдать только на основании подлинника, который хранится в архиве.

Фото Галины Чарупы

***
В архивном отделе администрации Северодвинска находится 61 160 единиц хранения:
31 364 дела постоянного хранения
29 796 дел по личному составу, которые хранятся в течение 75 лет
Услуги муниципального архива предоставляются бесплатно
Документы разрешается ксерокопировать и фотографировать
Запрос на получение информации можно послать через сайт государственных услуг. Ответ (архивную справку с печатью) вы получите по почте
Две услуги: предоставление доступа к документам, имеющимся в муниципальном архиве, и предоставление справок, выписок и копий документов из муниципального архива — можно получить, обратившись в МФЦ
В 2014 году специалисты отдела подготовили справочник с перечнем всех фондов муниципального архива за определённые годы истории Северодвинска.