В Северодвинском отделе ЗАГС архив переводят в электронный формат

В ногу со временем
На данный момент архив нашего загса насчитывает более двух тысяч книг записей, включающих порядка 500 тысяч актов, сообщает руководитель Северо-
двинского территориального отдела агентства ЗАГС Ива Соколова. Архивом пользуются постоянно. Каждый день выдаётся несколько повторных свидетельств либо справок, и без данных этих книг тут никуда.
Однако поиск информации в таком большом архиве дело трудоёмкое и может занять не 10 и не 20 минут. Когда сведения хранятся в цифровом формате, поиск ускоряется в разы. Поэтому ещё в 2000 году в северо-
двинском загсе начали работу по оцифровке. Но делалось это исключительно по собственной инициативе, для удобства. Причём та же работа проводилась и в других регионах, и каждый территориальный отдел ЗАГС
подходил к делу по-своему: кто-то сканировал страницы книг, кто-то их фотографировал, кто-то набирал текст на компьютере.
В Северодвинске все части архива оцифрованы по-разному, и за минувшие 16 лет в электронный формат переведено около 50 процентов записей.
— Мы понимаем, что время неумолимо идёт вперёд. На бумажных носителях прогресс не останавливается, — отмечает Ива Валерьевна. — Благодаря наличию электронных данных сотрудники загса могут просто зайти в базу, определить границы поиска и быстро найти необходимые сведения.

Согласно закону
А после вышедшего в конце 2016 года закона началась работа по созданию Единого реестра актовых записей по всей стране. Теперь оцифровка архивов ведётся по единому принципу: в законе чётко прописано, какие сведения из актовых записей необходимо вносить, и правила для всех одинаковы. Созданную ранее базу оцифрованных архивов также можно использовать, но загвоздка в том, что некоторые данные оттуда неполные, многое нужно проверять.
Пользу от создающейся единой базы сложно переоценить. Представьте ситуацию: человек развёлся в другом городе, а потом переехал в Северодвинск и именно здесь хочет вновь жениться. Но, допустим, свидетельство о расторжении брака утеряно. Сейчас в такой ситуации гражданину приходится писать запрос и дожидаться ответа из другого региона. Порой на это уходит около месяца, ведь документы пересылаются почтой. После создания Единого реестра эта проблема отпадёт.
— Человек будет получать все необходимые документы по месту обращения. То есть вы приходите в отдел ЗАГС, а мы уже делаем все необходимые запросы. А позже выдаём вам документы, — поясняет Ива Валерьевна.
Полный перевод архива в электронную форму должен завершиться к 31 декабря 2019 года.

БУМАГА НЕ ИСЧЕЗНЕТ
Несмотря на переход на цифру, бумажный носитель в загсе продолжают использовать. Именно на бумаге каждый заявитель ставит свою подпись, и эти данные сразу же сохраняются в электронном виде.